Au fil du temps, les papiers personnels et professionnels deviennent très encombrants. Comme nous ne pouvons pas nous en débarrasser, la solution est de trouver la bonne méthodologie pour les ranger. Quittances de loyer, contrat de prêt immobilier, contrat d’assurance, factures d’eau, bulletins de salaire… voici nos astuces pour les trier, classer et archiver intelligemment ! Casiers, organisateurs, boîtes à documents, vous verrez qu’il y a largement de quoi faire. Découvrez également les délais légaux de conservation pour chaque type de document afin de faire le tri.
Étape 1 : Réunir et classer les papiers
Dans un premier temps, vous devez effectuer le triage des papiers selon leur nature. Cartes postales et lettres d’amour d’antan, papiers administratifs et personnels importants ne vont pas au même endroit. Il vous faut ainsi plusieurs rangements pour les classer : classeurs, boîtes de rangement en carton ou en plastique, corbeille à courrier, cube de rangement en tissu… nous avons la chance d’avoir l’embarras du choix pour ranger nos papiers de manière optimale.
Avant toute chose, vous devez faire le tour de la maison, grosse boîte de rangement à la main. Votre première mission est de regrouper tous les papiers à classer. Pour ne pas perdre du temps, ne vous laissez pas distraire à parcourir chaque document, du moins avant d’avoir fini de tout ranger !
Une fois tous les papiers en main, vous devez effectuer le classement proprement dit. Faites une pile des documents administratifs, une autre pour les papiers professionnels et une dernière pour les papiers personnels.
Étape 2 : Faire une liste des papiers à garder
Une fois que tout est réuni, vous devez faire un tri. Cette fois, vous devez enlever des piles les papiers dont vous pouvez vous débarrasser. Voici un petit rappel des délais légaux pour les documents administratifs.
Les délais de conservation des documents varient selon leur nature. Certains documents administratifs doivent être conservés à vie, tandis que d’autres ont un délai de conservation plus court.
Les documents à conserver à vie
Les documents en lien avec les questions familiales sont à conserver à vie. Vous devez ainsi mettre en lieu sûr les actes d’état civil, les contrats de mariage, les jugements de divorce, les jugements d’adoption, les livrets de famille et les diplômes. Réunissez ces documents dans une seule boîte archive pour faciliter leur identification. Vous allez de cette manière les retrouver rapidement en cas de besoin.
Les documents à conserver pendant 2 ans
Les documents d’assurance : contrats, avis d’échéance, les courriers de résiliation et les quittances sont à conserver pendant 2 ans.
Par contre, les contrats d’assurance vie sont à conserver pendant 10 ans.
Les documents à conserver pendant 3 à 10 ans
Si vous êtes locataire, les contrats de location, les quittances de loyer et les états des lieux doivent être gardés 3 ans après la fin de la location.
Les factures d’électricité, d’eau et de gaz sont à conserver pendant 5 ans.
Quant aux preuves du paiement des charges de copropriété, les contrats d’assurance vie, les correspondances avec le syndic et les procès-verbaux des assemblées générales de copropriété, tous ces papiers sont à garder pendant 10 ans.
Les documents professionnels
Contrat et certificat de travail et bulletins de salaire sont à conserver jusqu’à la liquidation de la retraite. Par ailleurs, les attestations d’Assedic ou Pôle emploi doivent être gardées jusqu’à ce que vous obteniez l’allocation chômage.
Étape 3 : Le rangement dans les boîtes, box et casiers de rangement
Une fois que vous vous êtes débarrassé des papiers à jeter, vous pouvez maintenant les mettre dans les accessoires de rangement dont vous disposez. Il vous faudra quelques classeurs ou boîtes archive avant de les mettre dans un box de rangement si vous voulez optimiser l’archivage. Le rendu sera plus harmonieux et vous allez pouvoir retrouver facilement les documents. Mais cela dépend aussi de leur quantité. S’il n’y en a pas beaucoup, vous pouvez les empiler directement dans un box ou un panier de rangement.
En revanche, mettez les documents d’assurance dans une pochette à élastique ou une boîte archive, et ainsi de suite, s’il y en a beaucoup. Les souvenirs, les lettres et les dessins des enfants peuvent être empilés directement dans une boîte à rangement dédiée.
Vous pouvez ensuite mettre les pochettes et les archives dans un cube de rangement en tissu par exemple, un organisateur de bureau ou simplement sur une étagère de rangement. Le cube, le box ou la boîte de rangement ont l’avantage de se glisser facilement un peu partout : dans le placard, le dressing, la bibliothèque et dans tous les meubles de rangement.
Vous pouvez également utiliser une bannette pour les papiers à régler en urgence ou ceux que vous allez bientôt pouvoir jeter.